Crash Course Outlook: Effectieve Communicatie voor Administratieve Medewerkers

Tijdens het halvedag-webinar “Crash Course Outlook: Effectieve Communicatie voor Administratieve Medewerkers” ontdekken deelnemers hoe ze Outlook optimaal kunnen benutten om hun communicatie te stroomlijnen en tijd te besparen bij de afhandeling van administratieve communicatie met klanten, collega’s en externe partners.

Administratieve medewerkers besteden vaak tot de helft van hun werktijd aan Outlook en e-mail. Met een betere kennis van Outlook-functies en best practices voor het beheer en afhandelen van externe communicatie, kunnen zo heel wat werkuren bespaard worden.

Alles begint bij betere kennis van Outlook

Deze Crash Course is géén lang technisch webinar over alle toeters en bellen van Outlook. Wél biedt het een stapsgewijze verkenning van alle hulp die Outlook kan bieden om de werkdag hyperproductief én stressvrij door te komen. Daarbij gaat de focus eerst en vooral naar de interessantste Outlook-automatisaties:

• Deelnemers leren hoe ze binnenkomende berichten efficiënt kunnen organiseren en filteren met behulp van regels en mappen.
• Daarnaast ontdekken ze hoe ze snelle stappen, sjablonen en handtekeningen kunnen gebruiken om veelvoorkomende taken eenvoudige in procedures te gieten.
• Tot slot komen handige maar weinig bekende functies aan bod die toelaten om mails sneller te klasseren, beter te organiseren en makkelijker terug te vinden.

Stroomlijn de samenwerking in gedeelde mailboxen

Het beheer van gedeelde mailboxen komt ook aan bod. Aangezien veel administratieve medewerkers in team werken, is het correct beheer van shared mailboxes essentieel voor een vlotte samenwerking.

Deelnemers leren welke afspraken nodig zijn voor het optimaal benutten van deze mailboxen, hoe taken vlot kunnen worden toegewezen aan teamleden en hoe ze vermijden dat berichten verschillende keren gelezen worden (en dan gemarkeerd als “ongelezen”!).

Naar een hogere digitale versnelling in een halve dag

De “Crash Course Outlook: Effectieve Communicatie voor Administratieve Medewerkers” stelt administratieve professionals in staat om hun professionele communicatievaardigheden in slechts 3 uur tijd te versterken én flink wat efficiëntiewinst te boeken bij de afhandeling van administratieve vragen en procedures.

Door slimmer gebruik te maken van Outlook en zijn functies zijn deelnemers in staat om hun professionele communicatie te optimaliseren en zo hun rendement op het werk stevig op te krikken.
Finaal resultaat: een hogere productiviteit, een geoliede afhandeling van standaardtaken binnen teams en een efficiëntere verwerking en opvolging van administratieve opdrachten.

Voor wie is deze opleiding bestemd?

“Crash Course Outlook: Effectieve Communicatie voor Administratieve Medewerkers” is op maat van administratieve medewerkers uit dienstverlenende bedrijven, zoals verzekeringsmakelaars en -agenten, vastgoedkantoren, lokale overheden, mutualiteiten, enz… De sessie is bedoeld voor medewerkers die voortdurend met de (eind-)klant in contact staan, voornamelijk via mail.

De tips worden toegelicht in de desktopversie van Microsoft® Outlook® voor Microsoft 365. Dit is de meest courante Outlook-versie, maar wijkt op sommige punten af van de online-versie.

Een blik op de inhoud

Deze Crash Course Outlook voor administratieve medewerkers streeft niet naar volledigheid, maar vertrekt vanuit de dagelijkse noden van de gemiddelde e-mailer. Samengevat komen volgende items aan bod:

• het efficiënt laten samenwerken van mappen, Takenlijst en Agenda
• opvolgsysteem voor klassieke berichten, offertes en administratieve vragen
• systemen voor automatisch klasseren van mails via snelstappen en zoekmappen
• een uniek en buitengewoon simpel mappensysteem voor het opslaan van informatie
• het automatiseren van dagelijkse routines
• het slim instellen van veelgebruikte features
• strategieën om mails snel terug te vinden en conversaties slim te ordenen
• het optimaliseren van views en tabbladen voor meer overzicht