Microsoft Teams is in amper vijf jaar tijd uitgegroeid tot een centrale tool binnen elke organisatie. Maar wie regelmatig met Teams werkt, weet dat de tool ook frustraties oproept. Vraag tien gebruikers naar hun grootste ergernis, en minstens acht noemen de wildgroei aan teams en kanalen. Zonder duidelijke afspraken ontaardt Teams al snel in chaos, waardoor gebruikers afhaken en de meerwaarde van het platform ondergraven wordt.
Waarom het fout loopt: twee gangbare modellen
Iedereen mag teams aanmaken
het zogeheten "blijheid-vrijheidsprincipe". Elk overlegje krijgt zijn eigen team. Van de koffiemachine tot verjaardagen. Gevolg: onoverzichtelijkheid en verlies van controle.
Alleen IT mag teams aanmaken
via een aanvraagformulier en goedkeuringsproces. Maar na verloop van tijd worden aanvragen blind goedgekeurd uit frustratie, met opnieuw wildgroei tot gevolg.
Slimmer werken met Teams: de collectieve spelregel
- het nieuwe team of kanaal écht een meerwaarde biedt;
- het werk rond dat onderwerp voortaan ook effectief via dat team verloopt.
Twee extra voordelen van deze aanpak
Minder verspilling van digitale ruimte
je maakt alleen aan wat nodig is.
Meer betrokkenheid en draagvlak
wie mee beslist, voelt zich verantwoordelijk en zal het team ook actief gebruiken.
Herkenbare frustraties bij Teams-gebruikers
- een complexe interface met (te) veel functies;
- weinig mogelijkheid om de omgeving te personaliseren;
- een gebrek aan opleiding of begeleiding bij implementatie.
