Gunnar Michielssen, al meer dan 20 jaar trainer digitale communicatie, timemanagement en effectiever samenwerken
Rethink Your Digital Communication

Vlekkeloze samenwerking in Ms Teams: zo vermijd je de 5 cruciale fouten

In te veel organisaties wordt Ms Teams vrijwel uitsluitend gebruikt om te vergaderen, te chatten en bestanden te delen. Hierdoor blijft de echte samenwerking in Ms Teams beperkt. De boosdoener? Opleidingen rond Microsoft Office-producten zijn meestal exclusief gericht op de technische mogelijkheden en de vele snufjes. Resultaat: deelnemers worden overdonderd door een oneindig aantal opties, apps en tweaks, maar krijgen geen inzicht in de filosofie achter Ms Teams. Die filosofie vraagt een nieuwe manier van (samen-)werken. De beste trainingen rond ms Teams moeten de deelnemers eerst en vooral overtuigen van de meerwaarde van de tools, om hen vervolgens via enkele quick wins naar concrete toepassingen te leiden.

1. Samenwerking in Ms Teams bevorderen door slimmere structuur

Het gebrek aan kennis bij de gebruikers wordt vaak al duidelijk bij het aanmaken van teams. Medewerkers moeten vóór alles inzicht krijgen in de wijze waarop de teams en kanalen gestructureerd worden, waarom en wanneer nieuwe teams toegevoegd kunnen worden en wat hiervoor de ideale procedure is. Wanneer heldere richtlijnen of afspraken ontbreken, verloopt de samenwerking in ms Teams al snel chaotisch. Resultaat: een wildgroei aan Teams en kanalen, die meestal snel een stille dood sterven… 

Een rudimentaire maar snelle test om te kijken of ms Teams efficiënt gebruikt wordt in jouw team of bedrijf, is een simpele rekensom. Bereken het gemiddelde aantal teams waarvan de teamleden lid zijn. Tussen vier en acht is ideaal. Ligt dit aantal lager, dan wijst het er wellicht op dat je collega’s niet geneigd zijn om teams echt te accepteren als samenwerkingstool. (Veel) meer dan acht wijst op een potentiële chaos en gebrek aan spelregels voor de aanmaak van nieuwe teams en kanalen.

2. Serveer eerder quick wins dan een complete handleiding van Microsoft teams

Ms Teams is bijzonder uitgebreid, waardoor trainers wel eens in de verleiding komen om te diep in de details te duiken. Ongewild schrikken ze de gebruikers met zo’n uitgebreide handleiding af. De samenwerking in ms Teams wordt niet echt aangemoedigd.

Houd het daarom in een eerste fase relatief eenvoudig. Focus op specifieke relatief simpele Ms Teams-functies die kunnen helpen om de acceptatie en de integratie te versnellen. Een voorbeeld: door actielijsten na meetings systematisch te “vertalen” in een plan binnen Ms Planner, integreert Teams naadloos met de persoonlijke takenlijsten van teamleden en zorgt het voor een eenvoudige opvolging. Dat bespaart status- en opvolgmeetings en dus tijd. Wanneer de gebruikers van teams de voordelen effectief zelf ondervinden in hun professionele praktijk, vergroot de kans dat ze op zoek gaan naar andere toepassingen of applicaties die de samenwerking in ms Teams verbeteren.

3. Help mensen effectief overschakelen naar Microsoft Teams

Wellicht de grootste bedreiging voor een effectieve samenwerking in Ms Teams? Gebruikers moeten actuele en vertrouwde applicaties “lossen” en de samenwerking vanuit gedeelde files, Sharepoint of andere tools overbrengen naar teams en kanalen. Overstappen naar Ms Teams leidt tot ongemak, frustratie en soms zelfs actief verzet. Uitleggen hoe deze overstap naar Teams pijnloos kan verlopen, moet een cruciaal onderdeel zijn van elke training Ms Teams.

4. Kies voor een herkenbare benadering vanuit de praktijk

Vertrek bij trainingen niet vanuit de applicatie zelf, maar van de reële werksituatie van de deelnemers. Hoe ziet hun dag er uit, waar liggen er verantwoordelijkheden, waar kan de samenwerking efficiënter? Door te vertrekken van de realiteit van alledag, worden de voordelen van Ms Teams sneller duidelijk.

Dit geldt trouwens voor alle trainingen over softwareproducten. Niemand is a priori geïnteresseerd in de toeters en bellen van een nieuwe applicatie. Mensen willen begrijpen waar hun winst zit. Door altijd terug te koppelen naar herkenbare situaties, maak je de voordelen concreet.

5. Maak timetable voor de introductie van Ms Teams

Mensen zijn gewoontedieren. Soms is het nodig om duidelijke afspraken te maken en door middel van een duidelijke timing de integratie van Ms Teams door te drukken. Neem daarvoor echter voldoende tijd en kondig voldoende lang vooraf aan vanaf wanneer bepaalde toepassingen worden gedesactiveerd of verwijderd.

Microsoft Teams is een superkrachtige tool, maar het volledige potentieel ervan wordt vaak niet benut. Té ambitieuze opleidingen die focussen op details brengen geen zoden aan de dijk. Integendeel: gebruikers worden niet geïnspireerd en zien zo door de bomen het bos niet meer. In het slechtste geval voelen ze zich “gepusht” en gaan ze zich collectief tegen deze vernieuwing verzetten. Of, om het met een quote van Simon Sinek te zeggen: There are only two ways to influence human behavior: you can manipulate it or you can inspire it. Gedragsverandering door manipulatie en externe druk heeft echter een beperkte impact en houdbaarheidsdatum, terwijl inspiratie echt zorgt voor blijvende acceptatie.

My Social networks