Gunnar Michielssen, al meer dan 20 jaar trainer digitale communicatie, timemanagement en effectiever samenwerken
Rethink Your Digital Communication

Werken met microsoft Teams

Zo houd je het aantal teams en kanalen onder controle.

Hoe moet je (niet) werken met Microsoft Teams ? Vraag tien gebruikers van MS Teams naar hun grootste frustraties, en minstens acht daarvan vermelden de ongecontroleerde wildgroei aan teams en kanalen. De explosie aan virtuele werkomgevingen leidt tot complete chaos en ondermijnt uiteindelijk de acceptatie van MS Teams als samenwerkingstool. De enige oplossing: duidelijke richtlijnen over wie teams en kanalen mag aanmaken en onder welke voorwaarden.

Twee strategieën voor bedrijven die werken met Microsoft Teams

Voor de aanmaak van nieuwe teams zijn er twee gangbare spelregels.

In de meeste organisaties geldt het “blijheid-vrijheidsprincipe”: iedereen die wil, kan zelf een nieuw team of kanaal toevoegen. Het gevolg laat zich raden. In het slechtste geval leidt elk minuscuul overlegje tot de aanmaak van een nieuw team. Van de aankoop en installatie van nieuwe koffiemachines tot het pensioenfeest van de receptioniste, elke halve kans om een nieuwe groep aan te maken leidt tot een goal – lees een nieuw team.

Andere organisaties die werken met Microsoft Teams kiezen ervoor de aanmaak van teams via IT te laten verlopen. Je vult een documentje in en vervolgens beslissen zij op basis van duistere criteria of je verzoek wordt ingewilligd. Good luck! Dat leidt tot frustratie aan beide kanten, waarbij IT na verloop van tijd de handdoek in de ring werpt en elke aanvraag blind accepteert. Zo zijn ze van het gezeur verlost, maar loopt het uiteindelijk toch weer mis.

Slimmer werken met Microsoft Teams: creëer duidelijk kader

Creëer duidelijke richtlijnen die bepalen dat iedereen nieuwe teams en kanalen mag aanmaken, maar enkel en alleen na een collectieve beslissing van alle leden. Zij moeten het dus eens zijn over de meerwaarde van het team of kanaal én tegelijk beslissen om voortaan zoveel mogelijk werk van het desbetreffende project via het team te laten verlopen.

Dezelfde spelregel zou zelfs moeten gelden voor de tabs in kanalen. OneNote, een kanaalagenda of de Planner mogen alleen verschijnen na een gemeenschappelijk overleg en goedkeuring. Het resultaat? Telkens er een nieuw team, kanaal of tab verschijnt in de Teams-interface, zijn de gebruikers vooraf op de hoogte. Ze weten perfect wat de bedoeling is van het nieuwe team, het kanaal of de tab en hoe het te gebruiken.

Wil je trouwens extra info hierover, dan is dit een prima artikel over het structureren van samenwerken met ms teams.

Twee extra voordelen van deze manier van werken met Microsoft Teams

Deze tussenoplossing heeft nog twee bijkomende voordelen.

Door het “verzwaren” van de procedure worden teams, kanalen en tabs alleen aangemaakt wanneer het echt nodig is. Er is immers eerst overleg en instemming van (een meerderheid van) de betrokkenen nodig. Bovendien zorgt deze procedure voor een noodzakelijke buy-in. Als gebruikers vooraf betrokken worden en inspraak krijgen, vergroot de kans dat ze zich betrokken voelen en de samenwerking daadwerkelijk van Outlook naar Teams overhevelen.

Vind je zo’n collectieve beslissing te zwaar voor het project dat je in gedachten hebt? Geen nood, want je kunt nog altijd individueel en op eigen houtje nieuwe chatgroepen creëren om kleinere samenwerkingsverbanden te vormen. Voeg dus nooit teams toe voor tijdelige of kleine projecten. Teams moeten relatief permanent zijn in plaats van voorbijgaand, dus nooit voor een project dat slechts een week of twee zal duren.

Herken jij deze andere frustraties?

Gebruikers van Microsoft Teams ervaren natuurlijk vaak nog andere frustraties met betrekking. Zo is er de de complexiteit van de interface. Bepaalde features lijken geïnstalleerd om boxjes af te ticken: de concurrentie doet het, dus wij ook… De overvloed aan weinig nuttige of gebruiksonvriendelijke functies en instellingen kan leiden tot een steile leercurve, waardoor gebruikers moeite hebben om efficiënt te navigeren en samen te werken.

Daarnaast klagen sommige gebruikers over een gebrek aan flexibiliteit bij het aanpassen van de interface en het organiseren van inhoud, wat kan resulteren in een minder gepersonaliseerde ervaring en verminderde productiviteit.

Samengevat is er één grote boosdoener, die op deze site natuurlijk als een pleidooi pro domo kan worden opgevat. In de meeste organisaties wordt Teams gewoon ter beschikking gesteld, zonder opleidingen, zonder adviezen, zonder guidelines. De gebruiker wordt aan zijn lot overgelaten. Dat is niet alleen frustrerend, maar ook onproductief. Terwijl werken met Microsoft Teams heel wat oplossingen biedt voor problemen in Outlook, worden ze de facto gewoon verplaatst als je mensen niet duidelijk opleidt. Daar is dus nog werk aan de winkel, maar gelukkig bestaan er goede oplossingen….

Werken met Microsoft Teams - wie mag Teams aanmaken?
My Social networks