Gunnar Michielssen, al meer dan 20 jaar trainer digitale communicatie, timemanagement en effectiever samenwerken
Rethink Your Digital Communication

Het einde van het Outlook-tijdperk: werken met Microsoft Teams wordt het nieuwe normaal

Managers of teamleaders met voldoende kennis van zaken, beseffen dat werken met Microsoft Teams cruciaal is voor elke organisatie. Wordt er binnen de organisatie gezorgd voor voldoende Microsoft Teams ondersteuning, dan groeit Teams al snel uit de primaire en soms zelfs enige tool voor interne communicatie en samenwerking. De inspanningen in tijd en moeite die de medewerkers investeren in leren werken met microsoft Teams betalen zich snel terug in een verbeterde productiviteit.

Gebrek aan microsoft Teams ondersteuning de grote boosdoener?

Verschillende bedrijven in Vlaanderen en Nederland werken nu al aan het uitfaseren van Outlook voor interne communicatie of hebben de samenwerking in Teams al verplicht gemaakt. Concreet betekent dit dat alle overleg, het uitwisselen van informatie, het delen van bestanden of het stellen van vragen verloopt via chat, online meetings of door te werken met de juiste teams en kanalen.  

Deze ambitieuze stap is wellicht de toekomst, maar stuit tegelijk op heel wat verzet. Gewoontes vormen de belangrijkste rem op meer samenwerken met MS Teams: medewerkers zijn zo vertrouwd met de functies en de interface van Outlook, dat ze die gekende omgeving niet graag inruilen. Mensen zijn altijd de zwakke schakel als het gaat over change: sommigen bieden hardnekkig weerstand om een nieuwe tool te adopteren, zelfs als deze bewezen voordelen biedt.

Andere redenen voor deze weerstand zijn een gebrek aan Microsoft Teams ondersteuning, het niet beschikken over een deftige handleiding microsoft Teams, technische problemen bij de uitrol of een gebrek aan goede afspraken.

Werken met microsoft Teams vraagt meer dan handleiding 

Opleidingen of handleidingen microsoft Teams hebben zin, maar moeten vooral focussen op de voordelen en de meerwaarde. Medewerkers moeten voor alles begrijpen dat Teams een platform is dat effectiviteit bijdraagt aan een betere productiviteit en vlottere samenwerking. In de ogen van gebruikers is nieuw niet altijd beter. De motivatie om over te stappen wordt groter naarmate de potentiële gebruikers meer kennis hebben en overtuigd zijn van de voordelen van ms Teams:

Ten eerste stelt MS Teams gebruikers in staat om in realtime samen te werken aan documenten en projecten, met de mogelijkheid om de bewerkingen en wijzigingen van andere gebruikers te zien terwijl ze plaatsvinden. Dit kan vooral handig zijn bij het werken met grote groepen of wanneer tijd cruciaal is.

Stel je voor dat er aan een presentatie wordt gewerkt met een team van vijf mensen en de deadline snel nadert. Met MS Teams kunnen zij allemaal tegelijkertijd aan de presentatie werken en elkaars wijzigingen in realtime zien, wat het proces kan versnellen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit. Deze functie alleen al kan aanzienlijk tijd en moeite besparen in vergelijking met het gebruik van e-mail of andere tools die geen realtime ondersteunen.

Verder combineert MS Teams berichten, videovergaderingen en bestandsdeling in één platform, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om met elkaar te communiceren en samen te werken. Naast deze kernfuncties stelt MS Teams gebruikers ook in staat om hun werkruimte aan te passen met verschillende apps en integraties.

Bijvoorbeeld, gebruikers kunnen tools zoals Planner, een taak- en projectmanagementtool, integreren in hun MS Teams-werkruimte. Dit kan workflows stroomlijnen en de productiviteit verbeteren door een centrale locatie te bieden voor teamleden om hun taken en projecten te beheren en te volgen. Andere integraties, zoals projectmanagementsoftware of klantrelatiebeheersystemen (CRM), kunnen ook aan MS Teams worden toegevoegd om de samenwerking te verbeteren en de efficiëntie te verhogen.

Communiceren via Ms Teams vs Outlook

Tot slot biedt MS Teams een centrale hub voor alle communicatie binnen een organisatie, wat de organisatie kan verbeteren en het gemakkelijker maakt voor gebruikers om de benodigde informatie te vinden en toegang te krijgen. Ook hier heeft Ms Teams voordelen op Outlook

De krachtige zoekfunctie in MS Teams stelt gebruikers in staat om snel specifieke documenten, gesprekken, berichten of andere informatie binnen het platform te vinden. Dit kan vooral nuttig zijn bij het zoeken naar een document dat door iemand anders is gedeeld of een chatbericht van een collega. In tegenstelling tot Outlook, dat een krachtige e-mail- en kalendertool is, is het niet ontworpen om synchroon samen te werken. 

De conclusie? Zelfs als het vervangen van Outlook door MS Teams een kostbaar en tijdrovend proces kan zijn en mogelijk wat spanningen binnen een organisatie kan veroorzaken, is het uiteindelijk een onvermijdelijke en noodzakelijke overgang. Door MS Teams te omarmen als de primaire samenwerkingstool, kunnen organisaties alleen maar winnen op de lange termijn. De tijd en moeite die worden geïnvesteerd in het werken met microsoft Teams zullen uiteindelijk renderen.

My Social networks